Het eventrapport gaat niet over wat je verkocht hebt, maar over wat je verdiend hebt
Je bouwt de begroting op per post — artiesten, productie, locatie, personeel, marketing, logistiek — legt de werkelijke kosten vast, en het systeem zet die kosten realtime af tegen de verkoop. Je ziet de marge en de afwijking van elke post zonder iets te exporteren. En je kent je break-even: hoeveel tickets er nodig zijn om de kosten te dekken.
Het platform vertelt je wat je verkocht hebt. De marge reken je zelf uit, ergens anders.
Met de spreadsheet ernaast
- De begroting staat in een Excel die alleen de maker ervan begrijpt
- De kosten worden pas verzameld als het event al voorbij is
- Het break-evenpunt wordt op gevoel geschat, áls het al geschat wordt
- Niemand weet hoe het ervoor staat tot de afsluiting, wanneer bijsturen niet meer kan
- De platformcommissie duikt aan het eind op als een verrassing
Met de begroting erin
- De begroting bouw je op per post, met een sjabloon dat past bij je type event
- Elke kostenpost wordt vastgelegd met zijn status: gepland, openstaand of betaald
- Het break-evenpunt wordt vanzelf berekend en gemarkeerd zodra je het haalt
- De marge wordt met elke verkoop bijgewerkt, terwijl je nog aan de prijs kunt draaien
- De platformcommissie is vanaf minuut één gewoon een kostenpost
Van prognose tot afsluiting, op dezelfde plek waar je verkoopt
Begroting per post
Artiesten, productie, locatie, personeel, marketing, logistiek, verzekeringen en belastingen, platformcommissies en overige. Elke kostenpost op zijn plek, niet op één grote hoop.
Sjablonen per type event
Meerdaags festival, eendaags festival, concert, clubnacht of besloten event. Je begint met een structuur die al op die van jou lijkt, niet met een leeg vel.
Vaste en variabele kosten
Een gage is vast; een polsbandje of een beker is per bezoeker; een commissie is een percentage. De begroting begrijpt alle drie en reageert op de opkomst die je verwacht.
Break-evenpunt
Hoeveel bezoekers je nodig hebt om de kosten te dekken, berekend uit je begroting en je gemiddelde ticketprijs. Plus een duidelijke markering zodra je eroverheen bent.
Begroting tegen werkelijkheid
Elke post zet het begrote bedrag tegenover wat er echt is uitgegeven, met de afwijking in euro's en in procenten. Daar zie je waar het event uit de hand is gelopen.
P&L van het event
Bruto-omzet, terugbetalingen, netto-omzet, commissie en wat jij er echt aan overhoudt. Afgezet tegen de kosten, voor brutomarge, nettomarge en percentage.
Hoeveel tickets je moet verkopen om quitte te spelen, en dat weet je al voordat de verkoop opengaat.
Op tijd bijsturen, want dat is het enige wat helpt
Een rapport dat de maandag erna binnenkomt, is alleen goed om van te leren. Wat een event verandert, is dat je op donderdag weet dat je nog tweehonderd tickets van je break-even af zit, terwijl je nog aan de prijs kunt draaien, het promoteam kunt aanjagen of budget in een campagne kunt steken. En bij de afsluiting zorgt de afwijking per post ervoor dat het volgende event wordt begroot op basis van cijfers en niet uit het geheugen.
Het put uit alles wat er al op het event gebeurt
De omzet hoef je niet met de hand in te voeren: die staat er al.
Wat jullie ons vragen over rapportage en rendement
Moet ik de omzet met de hand invoeren?+
Nee. De verkoop staat al in het systeem: wat jij toevoegt, is de kostenkant. Daarom blijft de marge actueel zonder dat iemand iets hoeft bij te werken.
Hoe wordt het break-evenpunt berekend?+
Met je begroting, de opkomst die je verwacht en je gemiddelde ticketprijs. Het wordt opnieuw berekend zodra je een van de drie verandert, en het systeem markeert wanneer je het haalt.
Wordt er onderscheid gemaakt tussen geplande en betaalde kosten?+
Ja. Een kostenpost kan gepland, openstaand of betaald zijn, en de P&L behandelt ze verschillend. Dat is het verschil tussen je marge kennen en je kaspositie kennen.
Werkt het ook voor een clubnacht of alleen voor festivals?+
Voor allebei. Er zijn begrotingssjablonen voor meerdaagse festivals, eendaagse festivals, concerten, clubnachten en besloten events, plus een vrij in te vullen sjabloon.
Kan ik de begroting met de werkelijke uitgaven vergelijken?+
Dat is de hoofdweergave: elke post zet begroting en werkelijke uitgaven naast elkaar, met de afwijking in euro's en in procenten. Daardoor wordt de volgende begroting beter.
Klaar om je ticketverkoop te professionaliseren?
Plan een demo van 15 minuten en ontdek hoe we je kunnen helpen.
Of neem rechtstreeks contact met ons op